Ref : 2441-2364-AA-VEFS
Type de contrat : Intérim
Vous êtes Assistante Administrative sur Paris et recherchez une mission intérim ? Postulez-ici !
Notre client, agence d'Architecture d'Intérieur de renom recherche actuellement sa nouvelle assistante administrative pour une mission de plusieurs mois, en vue d'embauche. Vous travaillerez en collaboration avec une autre assistante administrative, déjà en poste.
Une des compétences phares requise sera votre capacité à organiser des voyages :
- Réservation des billets d'avions et des hôtels
- Organiser des voyages en faisant vivtres aux collaborateurs la meilleure "expérience voyageur" possible
- Tenir un budget de manière irréprochable, ces voyages seront souvent refacturés aux clients
MISSIONS Assistanat Polyvalent
- Accueil physique
- Accueillir et identifier les visiteurs
- Application du contrôle d'accès (éviter que des personnes étrangères à la société ne se retrouvent seules dans les locaux et veiller à ce que leurs interlocuteurs viennent les recevoir à l'accueilà
- Accueil téléphonique
- Identifier et rediriger les interlocuteurs
- Transmettre les informations des appels manqués aux collaborateurs (par email)
- Réception des colis et courriers
- Relevage du courrier dans la boîte aux lettres, tri et distribution aux destinataires
- Réception des colis jusqu'à leur remise aux destinataires. Aide pour les colis de plus de 20kg
- Envoi des colis et courriers
- Aller à La Poste selon les besoins pour expéditions et/ou achats de timbres
- Gestion et envoi des colis express, dès remise par les collaborateurs (DHL, UPS...)
- Aide à l'emballage de colis de grande taille
- Préparation des réunions
- Préparer les salles de réunion ou du bureau des dirigeants (rangement et réassort de fournituresà
- Commande de petit déjeuner, déjeuner ou collations (selon besoins) et réassort des réunions longues
- Anticiper le programme de la semaine avec les équipes (visio, RDV, déjeuner...)
- Divers Agence
- Être disponible en priorité aux demandes des dirifeants (impressions, achat de matériel)
- Assurer un passage régulier dans les locaux pour s'assurer de leur bonne tenue
- Aider les collaborateurs (relier les dossiers, impression de dossier chez reprographes...)
- Gestion des stocks de fournitures
- Vérification du stock de fournitures quotidiennement (papier, stylos, cartouches d'encre...)
- Commander les fournitures de bureau, les meubles et produit d'entretien, selon les besoins
MISSIONS Assistanat Administratif
- Secrétariat d’archivage
- Archivage des documents des projets dans les locaux dédiés.
- Assistance au chef d’agence dans la tenue du classement du serveur et du respect de la charte.
- Préparation voyage
- Réservation des billets d’avions, trains, hôtels, voitures.
- Préparation des fiches de voyages.
- Préparer la refacturation (justificatif, tableau récapitulatif…).
- Gestion des contacts et de la communication
- Tenue de la base de données des contacts de l’agence.
- Gestion de l’interface de mailing pour la diffusion des voeux et de la newsletter.
- Gestion de l’iconographie des projets de l’agence.
- Organisation des shootings avec les photographes et classement des photos sur le serveur.
- Lien avec l’attachée de presse externe pour la diffusion des photos au besoin.
- Assistance à l’élaboration des ouvrages de l’agence (suivi avec les associés, lien avec l'éditeur...).
- Mise à jour du Portfolio de référence avec le chef d'agence.
COMPETENCES
- Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire
- Anglais bilingue (lu, écrit, parlé)
- Maîtrise du Pack Office
- Formation prévue sur des logiciels : Mailjet et InDesign
LE POSTE
- Mission intérim de plusieurs mois
- A pourvoir immédiatement
- Poste basé dans le 10ème arrondissement de Paris
- Rémunération selon profil (30k/34k)
Créées il y a plus de 15 ans, VENE recrutement (CDD/CDI) et VENE Intérim (Travail temporaire) vous accompagnent grâce à ses équipes spécialisées dans les secteurs :
- Architecture
- Architecture d’intérieur
- Immobilier
- Mode, Artisanat & Luxe
- Fonctions supports
Nous diffusons certaines offres sur nos sites, n’hésitez pas à les consulter et/ou nous transmettre votre candidature spontanée sur vene.fr
NB : TOUTES LES FONCTIONS/MISSIONS/INTITULES SUR CE TEXTE SE DECLINENT AU FEMININ COMME AU MASCULIN.
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